Formulir yang digunakan dalam
pengeluaran dana kas kecil terdiri dari formulir surat permintaan
pengeluaran dana kas kecil dan bukti pengeluaran kas kecil. Pihak yang
terlibat dalam pengeluaran atau penggunaan dana kas kecil adalah
Pemegang Dana Kas Kecil dan bagian yang menggunakan (pemakai) dana kas
kecil. Kegiatan masing-masing pihak adalah sebagai berikut :
1. Pemakai Dana Kas Kecil
- Mengisi formulir surat permintaan pengeluaran dana kas kecil sebanyak 2 lembar untuk selanjutnya diserahkan kepada pemegang dana kas kecil.
- Menerima uang tunai dan surat permintaan pengeluaran dari pemegang dana kas kecil.
- Mengumpulkan bukti-bukti penggunaan dana kas kecil untuk dijadikan pendukung bukti pengeluaran kas kecil.
- Mengisi formulir bukti pengeluaran kas kecil berdasarkan data bukti pendukung.
- Menyerahkan bukti pengeluaran kas kecil, bukti pendukung dan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 1 kepada pemegang dana kas kecil.
- Menerima surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar ke 2 yang telah di cap lunas dari pemegang dana kas kecil untuk di arsipkan.
2. Pemegang Dana Kas Kecil
- Menerima surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 1 dan 2 dari bagian yang memerlukan dana (pemakai).
- Menyerahkan uang tunai dan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 1 kepada pemakai dana kas kecil.
- Menerima bukti pengeluaran kas kecil, bukti pendukung dan surat permintaan pengeluaran kas kecil lembar 1 dari pemakai dana kas kecil sebagai bukti pertanggung jawaban.
- Membubuhkan cap lunas pada bukti pengeluaran kas kecil, bukti-bukti pendukung dan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 1 dan 2.
- Menyerahkan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 2 yang telah di cap lunas kepada pemakai dana kas kecil.
- Menyimpan bukti pengeluaran kas kecil, bukti-bukti pendukung dan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 1. Dokumen-dokumen tersebut diserahkan kepada bagian hutang pada saat pengajuan permintaan pengisian kembali dana kas kecil.
